希尼尔公司ISO9001质量管理体系经济合同管理制度
青岛希尼尔翻译有限公司经济合同管理制度Economic contract management system
1.目的
为了实现依法治理企业，确保公司经济活动的正常开展，规范对外经济行为，提高经济效益，防止不必要的经济损失，根据国家有关法律规定，特制定本办法。
2.适用范围
凡以公司名义对外发生经济活动的，应当签订经济合同。本办法所指合同包括：销售、分包采购、借款、维修、租赁等方面的合同及产品采销定单，不包括劳动合同。本办法适用于公司各部门。
3.责任
经济合同的管理责任按照业务职责划分，由业务主管部门承担，业务相关部门负责审核与监督。业务部经理负责合同的订立、执行的监管。总经理负责合同的审批。
公司法人代表可以授权公司法律顾问，指导和监督合同管理工作，也可以授权其负责订立和履行合同。
4.合同管理工作的要求
4.1订立经济合同，必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。
4.2除即时清结者外，合同均应采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。
4.3国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准文本。
5.合同的订立
5.1与外界达成经济往来意向，经协商一致，应订立经济合同。
5.2订立合同前，必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况，无经营资格或资信的单位不得与之订立经济合同。
5.3除公司法定代表人外，其他任何人必须取得法定代表人的书面授权委托方能对外订立书面经济合同。
5.4对外订立经济合同的授权委托分固定期限委托和业务委托两种授权方式，法定代表人特别指定的重要人员采用固定期限委托的授权方式，其他一般人员均采用业务委托的授权方式。
5.5授权委托事宜由公司法律顾问专门管理，需授权人员在办理登记手续，领取、填写授权委托书，经公司法定代表人签字并加盖公章后授权生效。
5.6符合以下情况之一的，应当以书面形式订立经济合同：
5.7经济合同必须具备标的（指货物、劳务、工程项目等），数量和质量，价款或者酬金，履行的期限、地点方式，违约责任等主要条款方可加盖公章或合同章。经济合同可订立定金、抵押等担保条款。
5.8合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，由合同双方共同封存，加盖公章或合同章，分别保管。
5.9合同标的额不满一万元，按本办法5.6规定应当订立而不能订立书面合同的，必须事先填写非书面合同代用单，注明本办法所规定的合同主要条款，注明不能订立书面合同的理由，并经总经理批准同意，否则该交易不能成立。
5.10合同文本上必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号，如不能一一注明，须经总经理在我方所留的合同上签字同意。
5.11合同文本拟定完毕，凭合同流转单据按规定的流程经相关业务部门负责人、法律顾问、业务部经理、总经理审核通过后加盖公章或合同专用章方能生效。
5.12总经理对合同的订立具有最终决定权。
5.13合同审批过程中各审核意见签署于合同流转单据——《产品要求评审记录》上，作为合同审核过程中的记录和凭证由印章保管人在合同盖章后留存并及时归档。
5.14对外订立的经济合同，严禁在空白文本上盖章，并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有例外需要，须总经理特批。
5.15单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。
5.16工程项目合同和分包采购合同盖章生效后，由业务部销售代表按公司确定的规范对合同进行编号、登记。其他合同按业务分工，由责任部门有关人员编号登记。非书面合同代用单也视作书面合同，统一编号。
5.17合同文本原则上我方应持至少二份。工程项目合同和分包采购合同业务部销售代表、财务部分存，经必要保密处理的复印件由法律顾问、办公室、业务部经理保存。其它合同文本及复印件由财务部、办公室、法律顾问、具体业务部门等各部门分存，其中原件由财务部和办公室留存。
6.合同的履行
6.1合同依法订立后，即具有法律效力，应当实际、全面地履行。
6.2业务部门和财务部门应根据合同编号各立合同台帐，每一合同设一台帐，分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。
6.3有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向业务部经理和公司总经理汇报并通知法律顾问。
6.4财务部门依据合同履行收付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款：
6.5付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部门应当督促付款单位出具代付款证明。
6.6在合同履行过程中，合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员及业务部经理审核签字认可，经总经理签字同意后，再转财务审核付款。
6.7合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，对工程合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度，以保证合同的完整性。
7.合同的变更和解除
7.1变更或解除合同必须依照合同的订立流程经业务部门、财务部门等相关职能部门负责人、法律顾问、业务部经理和公司总经理审核通过方可。
7.2我方变更或解除和同地通知或双方的协议应当采用书面形式，并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。
7.3有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须在三天内向公司总经理汇报，并通知法律顾问。
7.4变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为合同组成部分交由办公室保管。
7.5变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本办法规定的管理范围。
7.6合同变更后，合同编号不予改变。
8.其他
8.1合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。
8.2业务部门、财务部门应当根据所立合同台帐，按公司的要求，定期或不定期汇总各自的工作范围内的合同订立或履行情况，向业务部经理和总经理汇报。
8.3各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料（包括与有关的文书、图表、传真件以及合同流转单等）按合同编号整理，由法律顾问确认后交档案管理人员存档，不得随意处置、销毁、遗失。
8.4公司定期对合同管理工作进行考核，并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录等纳入公司对员工和部门的工作成绩考核范围。
8.5凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究其经济和行政责任。
8.6因故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送司法机关追究其法律责任。
9.记录
《产品要求评审记录》、《合同登记台帐》
2019年2月14日
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